「教育訓練給付金を使いたいのに、何を持ってハローワークへ行けばよいか分からない」。制度区分を決めないまま書類を集めると、ジョブ・カードが必要な人と、修了後だけ提出する人が混ざります。
準備する書類は、受講前の受給資格確認と、受講後の支給申請で分かれます。特定一般と専門実践は受講前の手続きが必要で、一般教育訓練は修了後の申請が中心だ。
講座の料金と必要書類を一緒に比べる場合は、教育訓練給付金の対象講座・スクール比較で受講料と給付区分を並べられます。
| 区分 | 受講前にそろえるもの | 修了後にそろえるもの |
|---|---|---|
| 一般教育訓練 | 支給要件照会を使う場合の照会票と本人確認書類。 | 支給申請書、修了証明書、領収書、経費確認書、本人確認書類など。 |
| 特定一般教育訓練 | ジョブ・カード、受給資格確認票、本人確認書類、口座資料など。 | 支給申請書、受給資格確認通知書、修了証明書、領収書など。 |
| 専門実践教育訓練 | ジョブ・カード、受給資格確認票、本人確認書類、口座資料など。 | 受講証明書または修了証明書、領収書、経費確認書、受給資格通知など。 |
最初に制度区分と提出時期を固定する
書類名を集める前に、一般、特定一般、専門実践のどれに該当する講座かを確定する。区分が違うと、受講前のキャリアコンサルティング、申請回数、提出期限が変わるからです。
厚生労働省は、受講する教育訓練の種類によって必要な手続きが異なると案内している。
手続きの分岐は、厚生労働省の教育訓練給付金手続き案内で確認できる。
講座名が似ていても、給付対象の指定区分が同じとは限りません。講座検索システムの指定番号と、スクールが発行する受講案内を同じメモへ記録する。
一般教育訓練は修了後の書類が中心
一般教育訓練の支給申請では、教育訓練給付金支給申請書、教育訓練修了証明書、教育訓練経費に係る領収書、教育訓練経費等確認書、本人確認書類などを提出します。
提出期限は修了日の翌日から1か月以内です。一般教育訓練のチェックリストは、厚生労働省の提出書類案内にまとまっている。
通信制以外の教育訓練を受け、ハローワークへ来所して申請する場合は、教育訓練経費等確認書が不要になる場合があります。必要かどうかは申請方法で変わるため、様式の最新版を窓口で照合する。
クレジットカード払いは、クレジット契約証明書が領収書の代わりになることがあります。分割払いなら、教育訓練施設から受け取った支払い資料を全て保管する。
特定一般と専門実践は受講前の書類が多い
特定一般と専門実践では、訓練前キャリアコンサルティングを受けてジョブ・カードを作成し、受講開始日の2週間前までに受給資格確認を行います。
特定一般の受給資格確認では、受給資格確認票、ジョブ・カード、本人確認書類、個人番号確認書類、払渡希望金融機関の資料などを準備します。提出例は、特定一般教育訓練のチェックリストで確認できる。
専門実践も同じようにジョブ・カードと受給資格確認票が必要です。電子申請を使う場合でも、写真2枚など郵送が必要な書類が残る場合があります。
専門実践の提出書類は、専門実践教育訓練のチェックリストで、電子申請と郵送の違いを確認する。
本人確認書類は提出方法で扱いが変わる
本人確認書類は、マイナンバーカード、写真付きの公的証明書などを使います。該当する写真付き証明書がない場合は、住民票の写しなど複数の書類を組み合わせる案内がある。
郵送や代理人申請では写しを使える場合がありますが、来所時に原本の提示を求められることがあります。書類の種類と原本・写しの扱いは、提出方法を決めた後に確認します。
本人確認書類の案内は、ハローワークの教育訓練給付金ページから各区分の資料へ進める。
住所変更の直後は、証明書の住所と申請書の住所が一致しないことがある。転居日を記録し、どの住所を管轄する窓口へ出すかを先に決める。
口座と領収書は名義・金額・日付をそろえる計算例
給付金の振込先は、原則として申請者本人名義の口座だ。口座番号だけでなく、金融機関名、支店名、名義のカナ表記を通帳やキャッシュカードで確認する。
領収書は、受講者が教育訓練施設へ支払った対象経費を示す資料だ。会社の補助、スクールの割引、後日返金がある場合は、対象経費から差し引く処理が必要になる。
経費の計算と受講者負担の考え方は、専門実践教育訓練給付金の案内で確認できる。
計算例として、30万円の受講料をカードで支払い、後から5万円の返金を受けた場合、給付計算の基礎は25万円だ。30万円の領収書だけで申請せず、返還金明細書の有無を確認する。
| 支払例 | 給付計算の基礎 |
|---|---|
| 受講料30万円のみ | 30万円。 |
| 受講料30万円、返金5万円 | 25万円。 |
| 受講料30万円、会社補助10万円 | 補助を差し引いた20万円。 |
受講前に作る書類チェック表
提出日に慌てないために、次の欄を一つの表へ作ります。
| 欄 | 記入する内容 |
|---|---|
| 講座情報 | 講座名、指定番号、開始日、区分。 |
| 雇用保険 | 被保険者番号、資格の有無、過去の受給歴。 |
| 本人確認 | マイナンバーカードまたは代替書類。 |
| 支払情報 | 領収書、カード契約証明、返金・補助の有無。 |
| 口座情報 | 本人名義の金融機関名、支店名、口座番号。 |
| 期限 | 受給資格確認日、修了日、各支給申請期限。 |
表にない資料がある場合は、提出先と発行元を分けて確認する。
- ハローワークへ出す書類を確定する。
- 講座実施者へ再発行を頼む書類を分ける。
- 会社補助や返金を示す資料を添付候補に入れる。
空欄が残る場合は、スクールではなくハローワークに確認する項目と、講座実施者に再発行を依頼する項目を分ける。問い合わせ先を混ぜないことが、準備を早くする。
申請様式は、ハローワークの帳票案内で区分ごとに確認できる。講座の指定番号は、厚生労働大臣指定講座検索システムの表示を使う。
教育訓練給付金の必要書類に関するよくある質問
雇用保険被保険者証が見つからない場合はどうしますか？
被保険者番号が分かる雇用保険関係の書類や、ハローワークで確認できる記録を使える場合があります。番号が不明なまま申請書を推測で埋めるのは避けます。
住所を管轄するハローワークへ、本人確認書類と受講予定の講座情報を持って、番号の確認方法を尋ねます。
専門実践教育訓練の申請で写真は必ず必要ですか？
受給資格確認や申請方法によって、写真の提出が必要になる場合があります。専門実践のチェックリストでは、電子申請でも写真2枚は郵送提出が必要とされる場面があります。
手続きを電子化したから写真も不要になるとは限らないため、該当する区分のチェックリストで確認します。
会社が受講料を補助した場合、何を提出しますか？
会社の補助額が入学料や受講料に充てられるなら、対象経費から差し引いた金額で申請します。補助を示す社内通知、給与明細、支給決定書など、会社の制度で発行される資料を保管します。
どの資料を添付するかは、給付区分と補助の形で変わるため、申請前にハローワークへ確認します。
書類はコピーで提出してもよいですか？
郵送や代理人申請では、本人確認書類などの写しを提出できる場合があります。一方、来所時の原本提示や、電子申請後に郵送する原本・写真が指定される書類もあります。
提出方法を先に決め、チェックリストの「原本」「写し」「データ」の区別に合わせて準備します。
書類名より制度区分と期限を先に固定する
教育訓練給付金の必要書類は、区分、申請時期、提出方法で変わります。一般は修了後、特定一般と専門実践は受講前の資格確認から始まる点が分岐です。
- 一般は修了後、特定一般と専門実践は受講前の資格確認から始まる。
- 本人確認書類は提出方法によって原本・写し・データの扱いが変わる。
- 返金や会社補助は対象経費から差し引いて整理する。
- 期限は受給資格確認、修了後申請、追加給付に分ける。
申請書の欄ごとの記入方法を確認したい場合は、教育訓練給付金支給申請書の記入例と迷いやすい項目で整理しています。
